让我们面对现实吧,我们的电子邮件收件箱正处于爆炸的边缘,因为每天每30分钟就会有大量的邮件涌入。我们该怎么办?我们对它们置身事外,任由它们给我们带来不必要的焦虑。
拥有我们数据的许多公司都在充分发挥电子邮件营销的潜力。此外,我们订阅的各种门户网站或服务不断向我们发送我们所使用的任何服务的更新。还有一些邮件实际上与我们有关。所有这些都堆积在电子邮件收件箱里,造成了一个完全混乱的局面。
让邮件堆积起来当然不是一种健康的做法,也绝对反对电子邮件的怪癖。此外,就像杂乱的空间会对大脑产生负面影响一样,电子邮件也会产生类似的影响。
这里有一些简单的方法,你可以在你的邮件变得糟糕之前整理你的邮件收件箱
设定查看邮件的时间
一名员工平均每天收到120封电子邮件。并不是每次收到邮件时都要检查。因此,你必须确定一天中一个特定的时间,把所有事情放在一边,只查看邮件。这可以帮助你毫不拖延地回复邮件。确保你每天都有义务检查你的收件箱。
创建标签
和标签。他们是一种福气。创建并命名你的标签,这样你就知道哪个标签有什么邮件。这也有助于快速查找邮件。您还可以根据它们的紧迫性和相关性创建标签。例如:你可以为那些首先需要别人回复的邮件创建一个单独的标签,或者你也可以为所有处理电子账单的邮件创建一个标签,等等。
删除无关的邮件
有些邮件,特别是垃圾邮件、垃圾邮件和促销邮件,是无关紧要的,没有任何用处。确保你打开它们的那一刻就删除了它们。不要打开它们,让它们“读”在你的收件箱里。采取行动,删除那些你不需要的邮件。
定义一种以特定方式处理邮件的方式
使用电子邮件很重要。定义一种对你最有利的方式来处理你的收件箱。如果你有必须要回复的邮件,但又不能立即回复,那就别读了,或者把它们贴在标签上,这样你就知道哪些邮件需要你去关注了。此外,如果你要发送给所有客户的回复都是标准的,创建一个格式/引用,你可以简单地复制和粘贴。这非常节省时间。如果你也有一些公共的细节或主要共享的信息,你也可以为它们创建一个标签。有自己特定的方式来操作你的电子邮件帐户和保持你的电子邮件收件箱有条理。
不时取消订阅
我们收到了一些公司不想要的电子邮件,它是谷歌警报或一些新闻媒体网站的通讯。如果这些邮件对你一点用都没有,就有必要取消订阅。这样你收到的邮件数量就会减少,你的收件箱也会保持干净。
不要强迫自己进入“收件箱(0)”
虽然这是一件很诱人的事情,但你的收件箱里不可能总是没有邮件。所以不要落后于目标。这只会导致你匆忙查看邮件。此外,为了没有未读邮件而打开邮件或者不回复邮件也不会有任何好处。4-5封待处理邮件就可以了。只要确保你先回复相关的邮件,删除不必要的邮件,标注那些不需要立即回复的邮件,留一些稍后再处理。
下面这些简单的方法一定会帮助你开始,并帮助你保持你的电子邮件收件箱有组织、有结构和干净。